Aturan Konservasi Faktur

Ada sejumlah aturan yang perlu diketahui tentang faktur dalam sebuah perusahaan. Jika Anda tidak menghormati aturan ini, Anda dapat mengekspos diri pada sanksi berat. Memang, Anda diminta untuk menyimpan faktur pemasok dan pelanggan tetapi juga semua dokumen pendukung akuntansi lainnya. Untuk mengatur semua dokumen ini, Anda harus mengatur sistem pengarsipan yang efektif.

Lagi Berapa lama untuk menyimpan faktur Dan bagaimana mereka harus dijaga untuk memastikan manajemen akuntansi perusahaan yang baik?

Berapa lama Anda harus menyimpan faktur profesional Anda?

Sebagai aturan umum, kode komersial menetapkan bahwa semua faktur pelanggan dan pemasok serta dokumen pendukung akuntansi harus disimpan selama 10 tahun dari operasi akuntansi terakhir.

Legislasi pajak, di sisi lain, menyatakan bahwa semua faktur dan dokumen akuntansi harus disimpan selama 6 tahun sejak tanggal pendirian atau operasi terakhir yang muncul di register perusahaan.

Di atas segalanya, perlu dicatat bahwa buku, register akuntansi, dan dokumen pendukung harus dilestarikan setidaknya 10 tahun. Ini Umur simpan faktur menjamin kepatuhan dengan persyaratan hukum dan pajak.

Selain itu, dokumen pendukung seperti pesanan pembelian, pengiriman atau pesanan penerimaan juga harus disimpan selama 10 tahun, karena mereka dapat berfungsi sebagai Bukti tambahan Dalam hal terjadi audit pajak.

Baca juga: Berapa periode pembayaran untuk faktur?

Dalam format apa untuk menyimpan faktur Anda?

Penting untuk menjaga faktur profesional Anda di Prancis dan administrasi pajak harus memiliki akses ke sana. Untuk fakturDua opsi tersedia untuk Anda:

1. Faktur dalam format kertas

Untuk menyimpan semua dokumen pendukung akuntansi Anda, Anda harus mengarsipkannya dengan cara yang sederhana dan terorganisir sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan diri Anda di sana. Jika bisnis Anda menyelesaikan banyak transaksi dan Anda tidak memiliki sistem pengarsipan yang efisien, faktur dapat dengan cepat menjadi sulit dikelola.

Anda bisa benar -benar Simpan faktur kertas dalam format elektronik. Perusahaan Anda dapat memindai faktur kertas dan mengarsipkannya di server komputer dalam kondisi tertentu:

• Faktur harus identik dengan versi kertas.
• Dokumen elektronik harus disimpan dalam versi PDF dengan tanda tangan digital atau stempel server sesuai dengan RGS (Standar Keamanan Umum).
• Faktur elektronik harus mengungkapkan penambahan atau perubahan yang dilakukan pada tagihan kertas awal.

Jika kondisi ini tidak terpenuhi, dokumen harus disimpan dalam format kertas.

2. Faktur dalam format elektronik

Itu telah menjadi penting dan bahkan wajib pada tahun 2020 Faktur dematerialisasi. Dematerialisasi pajak memungkinkan Anda untuk mengatur sistem penagihan yang dipindai sepenuhnya.

Faktur elektronik harus disimpan di media komputer. Yang terakhir harus di Prancis atau di negara anggota Uni Eropa lainnya. Ini juga bisa berada di negara di luar Uni Eropa, asalkan memberikan jaminan yang setara dengan negara -negara anggota Uni Eropa mengenai akses ke data. Dalam kasus terakhir, perusahaan harus menginformasikan administrasi pajak.

Aturan faktur Elektronik untuk Administrasi Pajak adalah sebagai berikut:

• Faktur yang dikeluarkan dalam format elektronik harus disimpan dalam format yang sama selama 3 tahun. Kemudian, perusahaan dapat memutuskan untuk menjaga faktur dalam format elektronik yang sama atau mengadopsi format lain, seperti format kertas selama 3 tahun lagi. Batas waktu berlangsung dari tanggal di mana faktur dikeluarkan.
• Faktur yang ditandatangani secara elektronik harus disimpan dalam format aslinya selama 6 tahun.

Setiap pencetakan faktur selama periode retensi wajib ini dianggap sebagai salinan faktur asli.

Itu Konservasi faktur elektronik Penawaran banyak keuntungan: Pengurangan biaya, optimalisasi ruang penyimpanan, dan aksesibilitas data yang lebih baik.

Sanksi yang berkaitan dengan ketidakpatuhan dengan kewajiban untuk memelihara faktur

Jika Anda tidak menghormati kewajiban faktur Selama periode yang dibutuhkan oleh Kode Komersial atau undang -undang pajak, Anda mengekspos diri pada sanksi yang berat:

• Non-konservasi faktur pelanggan: hukuman 50% dari jumlah yang ditagih.
• Non-konservasi faktur pemasok: penolakan pengurangan biaya, menghasilkan perpajakan keuntungan tambahan.
• Tidak adanya dokumen akuntansi lainnya: penolakan akuntansi, pemantauan prosedur perbaikan oleh administrasi pajak. Manfaat perusahaan kemudian akan dihitung ulang selama periode yang bersangkutan.

Hormati aturan untuk konservasi faktur untuk menghindari sanksi

Sangat penting untuk menghormati aturan tentang Masa retensi faktur untuk perusahaan. Dokumen -dokumen ini harus diarsipkan selama 10 tahun, dengan sistem yang terorganisir dan mudah diakses. Dengan mengadopsi praktik yang baik, Anda menyediakan manajemen akuntansi yang optimal sambil menghindari sanksi yang mahal dari administrasi pajak.

Panduan Anda tentang Faktur