Apa yang dimaksud dengan mandat faktur?

Jika Anda rutin menerbitkan faktur, mandat penagihan dapat menyederhanakan pengelolaan administrasi bisnis Anda. Sistem ini memungkinkan Anda mendelegasikan penerbitan faktur kepada pihak ketiga, sehingga menghemat waktu dan mengurangi beban administrasi Anda. Namun apakah ini cocok untuk situasi Anda? Cari tahu apa itu mandat penagihan dan cara menggunakannya dengan benar.

Apa yang dimaksud dengan mandat faktur?

Mandat penagihan adalah kesepakatan antara dua perusahaan: the klien dan itu perwakilan. Prinsipal memberi wewenang kepada agen untuk menerbitkan faktur atas nama dan atas namanya. Dengan kata lain, perusahaan penyedia barang atau jasa tidak lagi mengurusi penagihan, tugas ini diserahkan kepada pihak ketiga.

Sistem ini sangat berguna jika Anda memiliki banyak pelanggan tetap atau jika Anda menagih dengan tarif tetap. Ini memungkinkan Anda mengotomatiskan penagihan berulang dan menghemat waktu.

Penting : prinsipal tetap bertanggung jawab atas tagihan yang dikeluarkan oleh agen. Setiap kesalahan atau kelalaian dalam informasi wajib menjadi tanggung jawab prinsipal.

Kewajiban hukum mengenai mandat penagihan

Mandat penagihan harus memenuhi syarat-syarat tertentu agar sah. Hal ini dapat dimulai oleh prinsipal atau agen, namun harus memenuhi kriteria berikut:

• Perjanjian sebelumnya: Amanat harus diselesaikan sebelum pelaksanaan jasa atau kemitraan yang bersangkutan, dan tentu saja sebelum penerbitan faktur.
• Bentuk tertulis: Harus dibuat secara tertulis dan dapat disampaikan kepada kantor pajak pada saat dilakukan pemeriksaan.
• Informasi wajib: Amanat harus mencantumkan identitas kedua belah pihak, nama perusahaan, dan nomor pokok wajib pajaknya. Ini juga harus menunjukkan periode di mana prinsipal dapat menggugat faktur yang diterbitkan.
• Kemungkinan biaya: Biaya yang terkait dengan penagihan berdasarkan mandat dapat diterapkan, asalkan biaya tersebut disebutkan dengan jelas dalam kontrak dan disebutkan siapa (prinsipal, agen, atau klien) yang akan menanggung biaya tersebut.
• Konservasi: Mandat harus ditandatangani oleh kedua belah pihak dan disimpan untuk jangka waktu minimal 10 tahun.

Pengecualian : perusahaan yang menerbitkan kurang dari 10 faktur per tahun: mandat diam-diam dengan validasi dimungkinkan. Dalam hal ini, setiap invoice yang diterbitkan oleh agen harus mendapat persetujuan dari prinsipal (melalui stempel atau tanda tangan), harus diterbitkan dalam rangkap dua, dan harus mencantumkan tulisan “self-invoicing”.

Kewajiban terkait dengan faktur yang diterbitkan berdasarkan mandat

Faktur yang diterbitkan oleh agen harus memenuhi kewajiban spesifik tertentu:

• Penyebutan agen: Faktur harus secara jelas menunjukkan status agen, khususnya dengan menggunakan istilah “faktur mandiri”.
• Duplikat: Harus dibuat rangkap dua, sesuai dengan peraturan perpajakan yang lazim. Kepala sekolah menyimpan salinannya untuk akuntansinya sendiri.
• PPN: Faktur dikenakan PPN sesuai aturan perpajakan yang biasa berlaku pada prinsipal.

Secara umum, prinsipal bertanggung jawab untuk memvalidasi faktur yang diterbitkan oleh agen, namun penting bahwa setiap faktur dengan jelas menyatakan bahwa agenlah yang menerbitkannya.

Berbagai jenis mandat faktur

Jenis mandat faktur bergantung pada sifat hubungan antara prinsipal dan agen:

• Hubungan komersial: Dalam hal ini agen adalah klien dari prinsipal. Mandat penagihan memungkinkan pelanggan menerbitkan faktur atas nama pemasok untuk layanan atau barang yang diterima. Ini disebut penagihan mandiri.
• Subkontrak: Di sini, agen adalah pihak ketiga, sering kali merupakan penyedia layanan, seperti kantor akuntan. Perusahaan bertanggung jawab untuk menerbitkan faktur atas nama perusahaan yang memberi mandat, sehingga memudahkan pengelolaan administrasi.

Hemat waktu berkat mandat faktur

Itu mandat penagihan dapat menjadi solusi hemat waktu yang efektif, terutama jika Anda memiliki beban kerja administratif yang signifikan. Namun, hal ini tidak selalu cocok untuk semua situasi, terutama karena potensi biaya dan diperlukannya koordinasi antar pihak.

Jika Anda mencari alternatif yang lebih sederhana, Anda dapat menggunakan perangkat lunak faktur gratis, seperti Facture.net, yang juga akan menghemat waktu Anda dengan pengelolaan penawaran, faktur, dan pelanggan yang disederhanakan.