Penomoran faktur: aturan yang harus diikuti

Apa yang perlu Anda ketahui penomoran faktur ? Di Prancis, ada aturan penomoran faktur yang ditetapkan oleh kode komersial. Aturan-aturan ini dibuat untuk membatasi risiko penipuan seperti penerbitan faktur palsu.

Bisakah Anda mengubah faktur atau mengubah penomorannya? Ini semuanya aturan yang perlu diketahui tentang penomoran faktur.

Penomoran faktur: untuk apa?

Penomoran faktur terutama merupakan kewajiban karena merupakan salah satu informasi wajib dalam pembuatan faktur.

Artinya memungkinkan membatasi risiko penipuan tetapi juga membantu Anda mengatur diri Anda secara administratif. Mengingat Anda harus menyimpan faktur selama 10 tahun, penomoran yang baik membantu Anda menemukan jalan keluarnya!

Anda harus beri nomor pada semua faktur Anda termasuk faktur kredit, status, dan setoran.

Aturan penomoran faktur

Faktur di Perancis memenuhi aturan ketat seperti informasi wajib, jumlah salinan yang harus dibuat, atau bahkan penomoran faktur. Agar suatu dokumen dapat diverifikasi beberapa tahun setelah diterbitkan, maka harus mematuhi aturan-aturan berikut:

1. Penomoran invoice harus saling mengikuti

Nomor faktur Anda harus mengikuti satu sama lain dalam urutan kronologis. Anda tidak dapat membuat faktur secara retrospektif dan Anda tidak dapat melewatkan a nomor faktur. Tidak boleh ada kesenjangan atau duplikat dalam penagihan Anda.

Selain itu, harus ada invoice dikeluarkan pada saat penjualanAnda tidak dapat mengirimkannya nanti. Faktur Anda harus ada nomor unik berdasarkan urutan kronologis yang berkesinambungan.

Tanggal diikuti angka, rangkaian angka, tidak masalah, yang penting milikmu sistem penagihan bersifat kontinyu. Dalam situasi apa pun Anda tidak boleh menyisipkan faktur baru di antara dua faktur yang sudah dibuat.

Berikut adalah contoh apa yang boleh atau tidak boleh Anda lakukan berdasarkan hukum:

• Resmi: 001-12-2017 lalu 002-12-2017
• Dilarang: 001-12-2017 diikuti oleh 003-12-2017

Dalam contoh ini faktur 002-12-2017 tidak ada. Dalam hal ini, penomorannya tidak berurutan sehingga salah.

Untuk pembuatan faktur, Anda mempunyai pilihan di antara beberapa kemungkinan, di antara yang paling umum adalah:

• Urutan berurutan: 01, 02, 03, 04;
• Tahun yang diikuti secara berurutan: 1-2017, 2-2017, 3-2017;
• Tahun diikuti bulan, lalu urutan berurutan: 01-06-2017, 02-06-2017, 03-06-2017…

2. Sesuaikan penomoran faktur

Anda bisa mempersonalisasi penomoran faktur Anda dengan menambahkan awalan misalnya.

Anda mungkin pernah melihat invoice dengan nomor seperti F-0001 lalu F-0002. Teknik ini memungkinkan Anda melakukannyasesuaikan nomor faktur Anda tergantung pada saluran penjualan atau pelanggan.

Penggunaan awalan sangat efektif bagi perusahaan yang menggunakan beberapa jenis faktur khususnya untuk penjualan online atau penjualan langsung.

Apakah Anda memiliki kegiatan jasa dan produk penjualan lainnya? Mungkin bijaksana untuk memisahkan faktur Anda. Caranya, sisipkan satu huruf atau rangkaian huruf sebelum nomor Anda, misalnya: Ser-2018-1 atau Pro-2018-1. Maka akan sangat mudah bagi Anda untuk menemukan faktur yang terkait dengan aktivitas Anda.

3. Anda tidak dapat menghapus faktur

Hapus faktur sama saja dengan membuat lubang pada penomoran Anda. Dilarang menghapus invoice yang sudah diterbitkan meskipun transaksi dibatalkan. Hal ini juga berlaku untuk pembelian yang dikembalikan, dikembalikan dananya, atau belum dibayar.

Anda bisa membuat faktur kredit jika kamu mau membatalkan transaksi.

Anda juga harus memberi nomor pada faktur kredit Anda dengan tetap menghormati karakteristik faktur yang berkesinambungan dan tidak terputus, kronologis, dan unik.

4. Anda dapat mengubah sistem penomoran invoice

Jika Anda ingin kembali ke sistem faktur kronologis dan konsisten, Anda dapat mengubah penomoran invoice Anda kapan saja.

Sebaliknya, modifikasi jenis ini disarankan dilakukan pada awal tahun baru dan bukan pada tahun anggaran. Dengan demikian, penomoran dapat dilakukan dalam rangkaian terpisah jika Anda memiliki beberapa kategori pelanggan atau jika Anda melakukan penjualan melalui saluran yang berbeda. Ini semua tentang kemampuan membenarkan perubahan sistem ini.

5. Nomor invoice harus muncul di semua halaman

Anda tidak bisa edit faktur tanpa nomor. Ini adalah salah satu detail faktur wajib.

Jika faktur memiliki beberapa halaman, maka harus diberi nomor dengan urutan n/N:

• n sesuai dengan nomor urut halaman
• N adalah jumlah total halaman faktur.

Semua halaman harus mencantumkan nomor invoice.

Contoh: F-0001 3/6 harus muncul pada halaman ke-3 dari total 6 halaman yang diedit untuk invoice F-0001.

Apa yang harus saya lakukan jika terjadi kesalahan panggilan?

Anda tidak aman darinya membuat kesalahan panggilan jika Anda mengedit faktur di Word atau Excel. Misalnya, pemberian nomor yang sama pada dua invoice berbeda kemungkinan besar akan terjadi.

Dalam hal ini, jangan mencoba mengubah penomoran Anda, lebih aman tidak menyentuh apa pun dan menerima kesalahan Anda jika terjadi pemeriksaan pajak.

Baca juga: Dematerialisasi Invoice: Kunci Pemahaman

Penomoran semua jenis faktur

Anda harus memberi nomor pada semua jenis faktur termasuk faktur setoran, nota kredit, dan bahkan penawaran harga Anda.

Penomoran faktur kredit

Faktur nota kredit diperlakukan dengan cara yang sama seperti faktur biasa. Anda dapat memberi nomor dengan mengintegrasikannya ke dalam seri nomor faktur normal atau dengan memberikan seri penomoran faktur yang berbeda. Secara khusus, Anda dapat memodifikasi awalan untuk membedakan faktur nota kredit dan faktur biasa.

Penomoran faktur di muka

Faktur setoran harus mengikuti aturan yang sama seperti faktur biasa. Oleh karena itu, penomoran tersebut diintegrasikan langsung ke dalam rangkaian numerik faktur biasa.

Penomoran faktur proforma

Faktur proforma merupakan pengecualian dari aturan tersebut karena Anda tidak perlu memberi nomor pada faktur tersebut. Di sisi lain, disarankan untuk melakukannya karena alasan administratif dan organisasi.

Satu-satunya kewajiban untuk faktur proforma adalah mencantumkan kata “faktur proforma” pada dokumen. Namun hati-hati, ketika invoice sudah jadi, maka ia memiliki nilai akuntansi dan hukum yang menyiratkan kewajiban untuk memberi nomor.

Baca juga: Bagaimana cara bekerja freelance sambil menjadi mahasiswa?

Apa risikonya jika Anda tidak mengikuti aturan penomoran faktur?

Jika pernyataan wajib tidak muncul di faktur, Anda berisiko harus membayar denda sebesar 15 euro, hal ini juga berlaku untuk a kesalahan penomoran. Harap dicatat bahwa jumlah denda tidak boleh melebihi seperempat dari jumlah total tagihan.

Jika faktur Anda tidak diberi nomor, Anda berisiko menerima denda 50% dari jumlah faktur. Jika Anda dapat membuktikan bahwa Anda kemudian mengatur faktur dengan menambahkan nomor, denda dapat dikurangi menjadi 5% dari jumlah total.

Yang perlu diingat tentang aturan penomoran faktur

Anda harus nomori faktur Anda dalam urutan kronologis dan terus menerus. Anda juga dapat mempersonalisasi penomoran faktur sesuai dengan kebutuhan bisnis dan organisasi administratif Anda.

Anda tidak diperbolehkan menghapus invoice atau menggunakan penomoran yang sama dua kali. Jika Anda ingin membatalkan faktur, Anda bisa membuat faktur kredit dan beri nomor dengan cara yang sama seperti faktur biasa.

Gunakan perangkat lunak faktur

Untuk menghindari risiko kesalahan penomoran faktur, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak faktur online yang mematuhi undang-undang anti-penipuan seperti Facture.net.

Ditujukan untuk membuat hidup lebih mudah bagi wirausahawan, perangkat lunak CRM & faktur Facture.net sepenuhnya gratis dan memungkinkan Anda menerbitkan faktur dengan cepat. Ini juga menawarkan Anda kemungkinan untuk memilih jenis penomoran faktur, melacak pembayaran, mengeluarkan pengingat jika tanggal jatuh tempo terlewat, menghitung biaya keterlambatan pembayaran, dll.

Alat yang sangat komprehensif ini memastikan pengelolaan faktur Anda secara optimal. Ini mengubah penawaran harga Anda menjadi faktur yang dapat diunduh dalam format PDF, CSV, Excel, atau JSON.

Sebuah bantuan nyata untuk fungsi komersial, Facture.net memberi Anda gambaran rinci tentang aktivitas yang terkait dengan setiap pelanggan Anda.