Bagaimana cara membuat catatan pengiriman?

Voucher pengiriman adalah dokumen komersial yang, meskipun tidak wajib, merupakan layanan yang dihargai oleh pelanggan Anda. Ini memungkinkan penerima untuk memverifikasi bahwa semua pesanannya hadir dengan baik, sehingga berkontribusi pada hubungan pelanggan yang berkualitas. Ini juga memungkinkan untuk menghindari litigasi dan memperkuat citra profesional Anda. Inilah cara membuat catatan pengiriman yang efektif untuk pengiriman Anda.

Voucher Pengiriman: Definisi

Slip pengiriman adalah dokumen yang disediakan oleh pemasok kepada pelanggan saat menerima pesanan. Ini menyajikan rincian produk yang dikirim dan kadang -kadang berfungsi sebagai model untuk faktur. Secara hukum, slip pengiriman mewakili surat komersial.

Meskipun tidak wajib, slip pengiriman adalah jaminan kepercayaan bagi pelanggan, yang dengan demikian dapat memastikan bahwa semua produk yang dipesan disampaikan dengan baik. Jika hilang, dapat dengan mudah mengingatkan pemasok.

Slip pengiriman bukan dokumen wajib tetapi meyakinkan pelanggan dan merupakan a Bukti pengiriman Ketika dikeluarkan terhadap tanda tangan.

Mengapa membuat catatan pengiriman?

Meskipun tidak wajib, slip pengiriman adalah cara yang bagus untuk memperkuat kepuasan pelanggan Anda. Itu memungkinkan:

• Menjamin kesesuaian pesanan : Pelanggan dapat memverifikasi bahwa semuanya sesuai dengan apa yang telah dipesan.
• Memperkuat hubungan pelanggan : Dengan memberikan dokumen yang terperinci dan profesional, Anda menunjukkan bahwa Anda menghormati komitmen Anda.
• Memfasilitasi pembayaran : Slip pengiriman, ditandatangani oleh pelanggan, membuktikan penerimaan produk dan dengan demikian dapat memfasilitasi permintaan pembayaran dan menghindari yang tidak dibayar.
• Tingkatkan citra merek : Dengan memasukkan logo Anda, Anda memastikan bahwa pelanggan Anda mengaitkan voucher pengiriman ke bisnis Anda.

Voucher pengiriman dan voucher intervensi

Penting untuk membedakan slip pengiriman voucher intervensi. Slip pengiriman digunakan untuk barang, sedangkan voucher intervensi dimaksudkan untuk layanan.

Voucher intervensi digunakan secara khusus dalam kerangka kerja, pemeliharaan atau bahkan layanan intelektual. Di sana lembar intervensi Memberikan bukti dan ringkasan intervensi yang dilakukan. Dokumen ini mencakup rincian pesanan, deskripsi misi, setiap anomali dan peralatan yang digunakan. Dengan menandatangani voucher intervensi, pelanggan menyatakan bahwa pekerjaan telah dilakukan oleh penyedia layanan.

Bagaimana cara membuat catatan pengiriman?

Voucher pengiriman harus ditulis dengan jelas dan terstruktur. Slip pengiriman umumnya menyajikan hal yang sama Menyebutkan wajib Faktur itu tetapi tidak menyebutkan harga barang.

1. Struktur catatan pengiriman

Voucher pengiriman terdiri dari elemen -elemen berikut:

• Nomor pesanan atau pengiriman : Nomor unik ini memungkinkan Anda untuk mengikuti pengiriman.
• Daftar Produk : Tunjukkan dengan jelas produk yang dikirimkan dengan kuantitas dan deskripsinya.
• Tanggal pengiriman : Tanggal di mana produk dikirimkan.
• Pernyataan produk : Bidang bebas di mana pelanggan dapat menunjukkan kondisi barang yang diterima.
• Menyebutkan pelengkap : Jika pesanan tidak lengkap, sebutkan tanggal pengiriman berikutnya dan produk yang hilang.

Jika Anda mengirim slip pengiriman melalui email, sertakan tanggal pengiriman untuk memberi tahu pelanggan terlebih dahulu.

2. Menyebutkan wajib dari slip pengiriman

Meskipun tidak diatur, catatan pengiriman harus berisi informasi yang memungkinkanIdentifikasi perusahaan Dan untuk menjamin keterlacakan pengiriman yang baik:

• Nama, alamat, nomor RCS dan lokasi pendaftaran untuk bisnis Anda.
• Detail kontak penerima (alamat pengiriman dan alamat penagihan).
• Tanggal Pemesanan, Pengiriman dan Pengiriman.
• Detail produk (deskripsi dan kuantitas).
• Informasi tentang kepemilikan barang (misalnya “cadangan kepemilikan” jika berlaku).

Jika pesanan tidak selesai, Anda dapat menunjukkan tanggal pengiriman berikutnya dengan produk yang hilang.

Personalisasi model slip pengiriman dengan logo dan elemen merek Anda untuk memperkuat identitas visual Anda.

Baca juga: Memahami Incoterms: Panduan

Reformasi catatan pengiriman

Meskipun slip pengiriman memiliki nilai hukum yang sama dengan surat komersial, tidak perlu menyimpannya selama faktur (10 tahun). Namun, itu harus disimpan selama 6 tahun untuk menjamin keterlacakan pengiriman. Jika Anda mengirim catatan pengiriman elektronik, Anda dapat menyimpannya dalam format digital.

Dianjurkan untuk mengedit voucher pengiriman dalam tiga salinan: satu untuk pelanggan, satu untuk perusahaan dan satu untuk operator, sebagai bukti pengiriman.

Namun, Anda tidak berkewajiban untuk menyimpan salinan Anda dalam format kertas. Slip pengiriman harus di atas semua dapat dibaca dan dapat disimpan dalam format digital.

Jika memungkinkan, jangan ragu Simpan dokumen komersial dan hukum Anda Di komputer Anda, ini menghemat ruang penyimpanan di tempat Anda dan mengakses data Anda lebih cepat dan mudah.

Pentingnya catatan pengiriman yang dirancang dengan baik

Membuat catatan pengiriman yang lengkap dan profesional sangat penting untuk menjamin pengalaman pelanggan yang baik dan memperkuat citra merek Anda. Dokumen ini, meskipun optasional, adalah a Aset untuk bisnis apa pun Ingin menawarkan layanan yang sempurna dan mengatur pengiriman mereka secara efektif.

Ingatlah untuk mempersonalisasikan voucher pengiriman Anda, jaga agar tetap dengan benar dan pertimbangkan versi dematerialisasi untuk menyederhanakan proses. Ingatlah bahwa dokumen sederhana ini dapat membuat perbedaan besar dalam pengelolaan hubungan komersial Anda.