Bagaimana cara memindahkan kantor pusat suatu perusahaan?

Pemindahan kantor pusat suatu perusahaan adalah proses yang umum terjadi ketika perusahaan tumbuh dan lokasinya menjadi terlalu kecil. Perpindahan ini memerlukan beberapa formalitas administratif, baik Anda seorang pengusaha perorangan atau manajer suatu perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah yang harus diikuti untuk melakukan operasi ini secara legal.

Otorisasi yang diperlukan untuk pergantian kantor pusat

Pemindahan kantor pusat hanya dapat dilakukan apabila kewenangan pengambilan keputusan perseroan menyetujui. Ketentuan penerimaan berbeda-beda tergantung pada status hukum perusahaan:

• SARL (Perusahaan Terbatas) : Keputusan ada di tangan pengelola, namun ia harus mendapat persetujuan sekutu yang memegang sedikitnya 50% saham.
• SA (Société Anonyme) : Pemindahan tersebut harus disahkan dalam rapat umum biasa, dan diperlukan dewan luar biasa jika kantor pusat baru berlokasi di luar negeri.
• SAS (Perusahaan Saham Gabungan Sederhana) : Kekuasaan pengambilan keputusan ditentukan oleh anggaran dasar perusahaan. Presiden atau badan pengambil keputusan yang disebutkan dalam undang-undang dapat mengesahkan transfer tersebut.
• Masyarakat sipil : Pemungutan suara terbanyak harus dilakukan pada rapat umum mitra luar biasa.

Langkah-langkah pemindahan kantor pusat

1. Publikasi pemberitahuan perubahan

Setelah keputusan divalidasi oleh badan yang berwenang, perusahaan memiliki waktu satu bulan untuk menerbitkan pemberitahuan perubahan dalam jurnal pemberitahuan hukum. Jumlah pengumuman bergantung pada lokasi geografis kantor pusat baru:

• Hanya satu pendapat : Jika alamat baru tetap berada di wilayah geografis yang sama dengan alamat lama.
• Dua pendapat : Jika kantor pusat baru berlokasi di wilayah geografis lain, memerlukan penggunaan dua jurnal hukum, satu untuk setiap yurisdiksi.

2. Pernyataan kepada CFE atau ke kantor pendaftaran pengadilan niaga

Untuk meresmikan pengalihan, tindakan amandemen, mengulangi keputusan pengalihan, harus dikirim ke Pusat Formalitas Bisnis (CFE) atau ke daftar pengadilan niaga. Anda juga perlu menyediakan dokumen-dokumen berikut:

• Dokumen keputusan pengalihan ditandatangani oleh kuasa hukum perusahaan.
• Salinan anggaran dasar perusahaan yang disahkan sesuai dengan aslinya (bertanggal dan ditandatangani oleh perwakilan hukum).
• Dokumen yang membuktikan penggunaan tempat baru: akta penjualan, kontrak sewa, tagihan gas atau listrik.
• Bukti publikasi pemberitahuan (atau pemberitahuan) yang diterbitkan di surat kabar pemberitahuan hukum
• Surat kuasa asli dari kuasa hukumnya apabila kuasa hukumnya belum menandatangani surat-surat yang menyusun berkas tersebut.

Bagi perusahaan sipil (SC atau SCI), formalitas pemindahan kantor terdaftar suatu perusahaan dapat dilakukan secara online.

Keterlambatan dan biaya terkait dengan pemindahan kantor pusat

Pemindahan kantor pusat harus dilakukan dalam waktu satu bulan setelah keputusan diambil oleh badan yang berwenang, dan pemutakhiran informasi dengan CFE atau registri harus dilakukan sesegera mungkin.

Dalam hal biaya, biaya yang terkait dengan penerbitan pengumuman resmi di surat kabar bervariasi tergantung pada lokasi kantor pusat, dan pernyataan ke kantor pendaftaran mungkin memerlukan biaya administrasi.

Memperbarui dokumen resmi

Setelah transfer dilakukan, semua dokumen hukum dan administrasi perusahaan harus diperbarui. Ini termasuk:

• Anggaran dasar perusahaan,
• Kartu nama dan dokumen komersial,
• Kontrak dengan mitra, pelanggan dan pemasok,
• Informasi di situs web perusahaan dan profil sosial.

Transfer kantor pusat yang sukses

Relokasi kantor pusat merupakan langkah penting bagi setiap bisnis yang sedang berkembang. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda tidak hanya akan memastikan kepatuhan hukum perusahaan Anda, namun juga kelancaran pengelolaan transisi ini. Ingatlah untuk mempersiapkan operasi ini jauh sebelumnya untuk menghindari kesalahan administratif dan melanjutkan aktivitas Anda dengan damai di tempat baru Anda.