Bisakah pembayaran diminta setelah menerima faktur?

Sebagai wiraswasta atau manajer usaha kecil, Anda sering kali diminta untuk mengelola akuntansi Anda sendiri. Pembuatan faktur adalah inti dari manajemen ini, dan sejak awal penting untuk memilih metode yang sesuai dengan aktivitas Anda. Ada empat kategori penagihan utama, termasuk pembayaran setelah menerima faktur.

Mengetahui opsi-opsi ini, serta undang-undang tentang tenggat waktu pembayaran, akan memungkinkan Anda mengamankan penghasilan Anda dengan lebih baik dan menghindari penundaan.

Dalam artikel ini, kami membahas berbagai metode faktur dan menjelaskan cara memastikan Anda dibayar tepat waktu. Kami juga akan memperkenalkan Anda pada alat gratis yang akan menyederhanakan akuntansi Anda secara signifikan.

Apa sajakah kategori penagihan yang berbeda?

Yang terpenting, ketahuilah bahwa a batas waktu pembayaran default berlaku. Jika kontrak atau penawaran tidak disebutkan, pelanggan memiliki waktu maksimal 30 hari untuk membayar faktur setelah pengiriman atau penyelesaian layanan. Inilah sebabnya mengapa penting untuk menentukan syarat pembayaran pada penawaran dan kontrak Anda. Tanpa panduan ini, menurut hukum, Anda mungkin harus menunggu hingga satu bulan untuk menerima pembayaran.

Berikut adalah metode penagihan saat ini:

Pembayaran tunai

Pembayaran tunai adalah metode paling sederhana dan langsung.

• Untuk layanan: pelanggan harus membayar faktur pada hari pengiriman atau penyelesaian layanan.
• Untuk penjualan produk: pembayaran harus dilakukan selambat-lambatnya pada hari penyerahan.

Cara ini memungkinkan Anda mengamankan penghasilan dengan segera, tanpa menunggu waktu tambahan.

Pembayaran setelah menerima faktur

Pembayaran pada tanda terima terdiri dari pemberian waktu singkat kepada pelanggan setelah mengirimkan faktur.

• Faktur dikirim melalui pos: penundaan biasanya setidaknya seminggu, karena waktu yang diperlukan untuk mengirim, menerima dan memproses pembayaran harus diperhitungkan.
• Faktur dikirim melalui email: pembayaran dapat dilakukan hanya dalam beberapa hari.

Metode ini menawarkan kompromi yang nyaman bagi pelanggan yang memerlukan sedikit waktu untuk memproses faktur, namun tetap relatif cepat.

Pembayaran dengan tenggat waktu yang dinegosiasikan

Pembayaran dengan tenggat waktu yang dinegosiasikan memungkinkan untuk menyesuaikan kondisi sesuai dengan hubungan komersial atau sifat layanan.

Penundaan yang paling umum adalah:

• 60 hari setelah penerbitan faktur
• 45 hari akhir bulan

Kondisi ini bergantung pada kebebasan kontrak. Oleh karena itu, hal-hal tersebut harus disebutkan dengan jelas dalam ketentuan umum penjualan Anda dan divalidasi melalui perjanjian eksplisit antara Anda (penyedia layanan atau penjual) dan pelanggan.

Metode ini sering digunakan untuk pelanggan tetap atau transaksi yang lebih besar, yang memerlukan waktu tambahan untuk pemrosesan pembayaran internal.

Pembayaran yang Anda pilih

Terakhir, Anda dapat menentukan tenggat waktu yang dipersonalisasi, antara 1 dan 60 hari setelah faktur diterima.

Penting: tenggat waktu ini harus selalu disebutkan pada penawaran harga, kontrak, dan faktur Anda agar sah secara hukum.

Opsi ini menawarkan fleksibilitas maksimum dan memungkinkan Anda beradaptasi dengan kebutuhan arus kas dan kapasitas pembayaran pelanggan Anda.

Penagihan apa yang harus Anda gunakan untuk akuntansi Anda?

Sebagai seorang profesional, akuntansi yang ketat sangat penting untuk menjamin keberlangsungan bisnis Anda.

Jika Anda wiraswasta atau manajer usaha kecil, Anda mengelola sendiri akuntansi ini. Hal ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan metode penagihan untuk setiap klien, atau memilih a metode penagihan yang seragam untuk semua.

Pembayaran tunai: metode yang praktis namun diawasi

Pembayaran tunai bisa memudahkan pengelolaan arus kas Anda. Namun, Anda tidak bisa memaksa pelanggan untuk membayar tunai jika kondisi ini tidak diatur secara jelas.

Oleh karena itu penting untuk menyebutkan metode pembayaran pada penawaran, kontrak, atau faktur Anda. Setelah dokumen diterima oleh pelanggan, dia secara hukum berjanji untuk menghormati metode pembayaran ini.

Pentingnya meminta deposit

Bahkan jika Anda memilih pembayaran tunai atau pembayaran tertunda, sangat disarankan untuk meminta deposit saat menandatangani penawaran atau kontrak.

• Jumlah ini dapat mewakili antara 20% dan 50% dari total faktur.
• Deposit tersebut memungkinkan klien untuk membuat komitmen finansial dan memperkuat rasa saling percaya, menjamin kolaborasi yang lebih tenang dan aman.

Harap diingat: Tanpa dokumen kontrak atau penawaran harga yang ditandatangani, tidak ada kewajiban pembayaran khusus yang berlaku. Dalam hal ini batas waktu pembayaran default adalah maksimal 30 hari setelah invoice, sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Bagaimana cara menagih pembayaran tunai setelah menerima faktur?

Agar pelanggan Anda diharuskan membayar tagihannya secara tunai setelah diterima, kewajiban ini harus ditetapkan dengan jelas dalam penawaran atau kontrak yang Anda kirimkan kepada mereka. Dengan demikian, ketentuan pembayaran sangat transparan saat menandatangani dokumen, menghindari kesalahpahaman.

Disarankan juga untuk mencantumkan klausul terkait keterlambatan pembayaran bunga. Penyebutan ini seringkali mendorong pelanggan untuk membayar dengan cepat untuk menghindari penalti. Anda dapat:

• menerapkan tarif hukum yang berlaku
• atau tetapkan persentase tertentu yang ingin Anda terapkan jika terjadi penundaan.

Pendekatan ini mengamankan pembayaran Anda sekaligus membuat pelanggan Anda bertanggung jawab sejak awal.

Menerapkan akuntansi yang jelas dan efisien

Dari awal bisnis Anda, mengatur akuntansi Anda sangat penting. Hal ini memungkinkan Anda memiliki gambaran yang jelas tentang syarat pembayaran dan manajemen arus kas Anda.

Dengan meminta a pembayaran tunaiAnda mengurangi risiko “kesenjangan arus kas”. Faktanya, pembayaran gagal bayar bisa memakan waktu hingga 60 hari, yang mungkin sulit untuk dikelola, terutama bagi wiraswasta atau usaha kecil.

Akuntansi yang terorganisir dengan baik sejak awal memungkinkan Anda untuk:

• kelola keuangan Anda dengan cara yang sederhana dan berkelanjutan,
• mengedit dokumen akuntansi yang ketat,
• menghormati pemberitahuan hukum wajib pada kutipan dan faktur Anda.

Informasi wajib dalam kutipan

Agar valid, itu harus menyertakan informasi berikut:

• Sebutkan “kutipan”
• Detail pelanggan lengkap: nama belakang, nama depan atau nama perusahaan, alamat kantor pusat
• Detail kontak lengkap perusahaan Anda: nama, nama depan atau nama komersial, alamat kantor pusat, nomor SIRET atau SIREN
• Tanggal edisi
• Masa berlaku penawaran
• Durasi layanan/tanggal mulai
• Deskripsi yang tepat tentang layanan atau produk
• Harga satuan dan jumlah layanan atau produk
• Tarif per jam, jika berlaku
• Total harga belum termasuk PPN atau termasuk PPN jika Anda dikenakan PPN
• Bagi wiraswasta yang tidak dikenakan PPN: sebutkan “Tidak berlaku PPN, pasal 293 B KUHP”
• Tanda tangan klien dengan tulisan “dibaca dan disetujui” atau “baik untuk persetujuan”, serta tanggal dan tempat penandatanganan

Informasi wajib pada faktur

Agar faktur menjadi valid dan dapat dilaksanakan, faktur tersebut harus mencakup:

• Penomoran kronologis
• Tanggal penerbitan
• Detail pelanggan lengkap
• Lengkapi rincian kontak perusahaan Anda
• Tanggal layanan atau penjualan
• Deskripsi yang tepat tentang layanan atau produk
• Nomor PPN, hanya jika Anda bertanggung jawab
• Total harga, dengan menyebutkan pengurangan atau kenaikan apa pun, dan perbedaan tidak termasuk pajak/termasuk pajak jika berlaku
• Metode pembayaran: tunai, setelah menerima faktur, dll.
• Bagi wiraswasta yang tidak dikenakan PPN: sebutkan “Tidak berlaku PPN, pasal 293 B KUHP”
• Tarif per jam dan harga satuan, kecuali penawaran rinci telah ditandatangani
• Kenaikan tarif jika terjadi keterlambatan pembayaran, jika berlaku

Tip kami untuk akuntansi yang disederhanakan

Mengelola akuntansi Anda mungkin tampak rumit, terutama untuk usaha kecil atau wiraswasta. Kemampuan finansial Anda tidak selalu memungkinkan Anda untuk memanggil seorang akuntan, tetapi platform online dapat menyederhanakan tugas Anda.

Facture.net adalah solusi yang sangat populer untuk usaha kecil dan wiraswasta, karena menggabungkan kesederhanaan, efisiensi dan gratis :

• Sederhana dan cepat : dalam beberapa menit, Anda mengonfigurasi detail kontak, metode pembayaran, dan informasi wajib Anda.
• Bebas : versi gratisnya sudah menawarkan semua fitur penting.
• Otomatis dan efisien : setelah pengaturan Anda disimpan, penawaran harga dan faktur Anda secara otomatis menyertakan pemberitahuan hukum.
• Pelacakan yang nyaman : setiap dokumen menerima nomor unik. Anda dapat menandai faktur yang telah dibayar dan melacak omset bulanan Anda secara real time.
• Keseragaman dan fleksibilitas : semua penawaran dan faktur Anda menyimpan informasi yang sama, dengan kemungkinan sesekali menambahkan penyebutan spesifik untuk klien tertentu.

Berkat Facture.net, pemantauan akuntansi Anda menjadi sederhana dan dapat diandalkan. Platform ini secara otomatis menghitung omset bulanan Anda, yang memfasilitasi deklarasi triwulanan Anda jika Anda wiraswasta.

Saran kami

Konfigurasikan ketentuan pembayaran Anda dari awal di pengaturan Anda. Dengan demikian, pelanggan Anda akan diberitahu tentang kondisi Anda segera setelah mereka menandatangani penawaran atau faktur, dan Anda mendapatkan penghasilan.

Untuk keamanan yang lebih baik, simpan juga buku rekening, yang mungkin diminta pada saat audit. Dengan Facture.net, akuntansi tidak lagi menjadi sebuah tugas: menjadi jelas, terorganisir dan bahkan menyenangkan untuk diikuti.